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Tutti in gara per i servizi culturali. Esternalizzazione: via privilegiata per attivit di tipo teatrale
Alberto Barbiero
ItaliaOggi - Enti Locali 208, 2/9/2005



Necessit di una dettagliata configurazione del quadro delle attivit riferibili a una struttura culturale da affidare in gestione. Realizzazione di una gara, per pervenire alla selezione di un affidatario qualificato.
La gestione di strutture complesse, come i teatri, presenta per le amministrazioni locali molti elementi critici (rilevanti costi operativi, difficolt nello sviluppo delle attivit spettacolistiche tipiche ecc.), che inducono sempre pi frequentemente le stesse all'esternalizzazione dei servizi.

La linea prevalente in tal senso risulta l'utilizzo della concessione di servizi o del modello analogo dell'affidamento in gestione, comunque caratterizzati (come recentemente ribadito dal tar Lazio - Roma, sez. II, con sentenza n. 5943 del 26 luglio 2005):

a) dalla traslazione in capo all'affidatario di funzioni e poteri pubblici propri dell'amministrazione concedente, tanto che sullo stesso vengono a gravare i rischi di gestione del servizio;

b) dal rapporto trilaterale, intercorrente tra amministrazione, concessionario ed utenti, con prestazioni rivolte a terzi.

Il percorso per la riconduzione a un qualificato soggetto terzo richiede l'esperimento di una procedura di selezione a evidenza pubblica (aspetto segnalato anche dal Tar Lombardia-Milano - sez. III, in un passaggio della sentenza n. 3221 del 30 giugno 2005), dovendosi tenere in considerazione vari aspetti molto rilevanti, quali:

a) un mercato di riferimento nel quale sono presenti molti soggetti (con configurazione giuridica varia, sia profit che non profit) con significativa esperienza nella gestione delle attivit e delle strutture teatrali;

b) l'importanza assunta dai servizi culturali prodotti dalle amministrazioni locali, in ragione dell'ampia accessibilit determinata da condizioni di costo ragionevoli o da varie facilitazioni.

L'affidamento in gestione prelude, tuttavia, a una prospettiva di esternalizzazione di media durata, utile per garantire all'affidatario una stabilizzazione delle attivit in un periodo base adeguato ad assicurare, a sua volta, il consolidamento dei profili economici.

Nella procedura di selezione diviene importantissima, quindi, l'evidenziazione, da parte dell'ente locale concedente:

a) delle attivit soddisfacenti le esigenze della comunit locale che il gestore dovr necessariamente realizzare nel teatro;

b) dei margini di sviluppo del complesso di attivit della struttura, configurato con un business plan integrabile dal gestore;

c) delle possibili attivit ulteriori, realizzabili in modo autonomo dal gestore nel teatro, per il rafforzamento del budget complessivo (es. attivit di convegnistica, meeting settoriali, eccetera).

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Gli elementi essenziali per il bando e lo schema di contratto




A) Elementi essenziali per l'impostazione di un bando pubblico per l'affidamento in gestione di un teatro

1. Indicazione dei riferimenti essenziali relativi all'amministrazione aggiudicatrice.


2. Esplicitazione della volont dell'amministrazione di affidare a terzi qualificati la gestione del teatro e specificazione dei principali obiettivi.


3. Indicazione della procedura utilizzata (per esempio asta pubblica) e specificazione dei riferimenti - chiave in ordine alla normativa regolante la procedura di affidamento in gestione del teatro.


4. Specificazione dello stato della struttura e delle attivit consolidate in essa realizzate.


5. Indicazione della durata dell'affidamento in gestione e della possibile proroga.


Nota bene: la durata dovrebbe essere commisurata ad un periodo adeguato a consentire un'ottimizzazione gestionale della struttura teatrale. La prospettiva pluriennale di media durata (es. tre-cinque anni) configurabile quando l'amministrazione intenda affidare al gestore attivit consistenti, con proiezione su pi annualit e comportanti eventuali investimenti correlati (per esempio acquisto di particolari strumentazioni per rappresentazioni da tenersi nel teatro).


6. Specificazione dei profili economici dell'affidamento in gestione, con evidenziazione:

a) del canone di utilizzo della struttura;

b) del possibile corrispettivo parziale versato dall'amministrazione a garanzia della realizzazione delle attivit da essa ritenute essenziali;

c) delle entrate consolidate riferibili alle attivit tipiche della struttura;

d) del valore complessivo dell'affidamento in gestione, elaborato tenendo conto degli aspetti sopra evidenziati.


7. Specificazione (in termini sintetici, con eventuale rinvio ad elementi di dettaglio contenuti in una nota esplicativa o nel capitolato d'oneri) del piano di sviluppo potenziale (business plan) del tetro nel periodo di affidamento in gestione, con indicazione di:

a) quadro delle attivit essenziali, riconducibili alle esigenze dell'amministrazione (attivit-chiave del teatro come struttura di produzione di servizi pubblici rivolti alla collettivit);

b) prospettive di sviluppo delle attivit essenziali per l'amministrazione;

c) linee-guida per le attivit ulteriori sviluppabili dal gestore in relazione alla vocazione tipica del teatro;

d) linee-guida per le attivit sviluppabili dal soggetto gestore in modo autonomo, con specificazione dei parametri di compatibilit con le attivit essenziali e con la vocazione tipica del teatro (es. convegnistica ecc.);

e) possibili investimenti realizzabili dal gestore in relazione all'attivit ed alla struttura;

f) quadro di budget, con specificazione dell'evoluzione prevista e attesa delle entrate, compreso l'eventuale corrispettivo parziale reso dall'amministrazione a garanzia della realizzazione delle attivit essenziali, e delle spese (comprese quelle per investimenti), nonch configurazione del canone per l'utilizzo della struttura;

g) elementi di analisi delle criticit note riferibili alla gestione del teatro;

h) elementi di analisi delle opportunit riferibili alla gestione del teatro.


8. Specificazione di eventuali riferimenti normativi (soprattutto se vincolanti) incidenti sulla gestione delle attivit tipiche del teatro (es. norme sulle misure di sicurezza, parametri funzionali stabiliti da leggi statali e leggi regionali ecc.).


9. Esplicitazione dei requisiti giuridici, di capacit tecnica ed economica che devono essere posseduti dai soggetti che intendano concorrere alla procedura per l'affidamento in gestione del teatro.


Nota bene: la definizione dei requisiti di capacit tecnica dovrebbe tenere in considerazione l'esperienza effettivamente acquisita nella gestione di strutture teatrali, con parametrazione dell'analogia alla maggiore/minore complessit strutturale e funzionale del teatro da affidare in gestione.


10. Specificazione dei profili di responsabilit inerenti alla gestione del teatro e delle attivit in esso realizzabili.


11. Indicazione delle garanzie per esempio cauzioni, specifiche polizze assicurative) richieste in relazione allo svolgimento delle procedure ad alla stipulazione del contratto per l'affidamento in gestione del teatro.


12. Indicazione del metodo di valutazione delle offerte (data la complessit degli elementi da valutare necessario fare ricorso all'offerta economicamente pi vantaggiosa) e della distribuzione dei punteggi tra profili tecnico-qualitativi ed economici dell'offerta.


13. Specificazione dei criteri per la valutazione delle offerte, con indicazione (a titolo esemplificativo):

a) degli elementi migliorativi inerenti all'organizzazione dei servizi di gestione delle struttura;

b) degli elementi migliorativi inerenti i profili prestazionali per le attivit di gestione della struttura;

c) degli elementi progettuali inerenti la valorizzazione del teatro come bene culturale e la sensibilizzazione del potenziale pubblico di riferimento;

d) degli elementi complessivamente migliorativi del business plan prefigurato dall'amministrazione;

e) dei riferimenti per l'elaborazione della componente economica dell'offerta (sviluppata in relazione al valore complessivo dell'affidamento in gestione).


14. Indicazione delle modalit di presentazione delle offerte e delle scadenze.


15. Specificazione dei riferimenti per l'acquisizione di informazioni e per la richiesta di chiarimenti.



B) Schema - base di capitolato-contratto per l'affidamento in gestione di un teatro


1. Esplicitazione dell'oggetto principale del contratto e delle finalit attese dall'affidamento in gestione del teatro.


2. Indicazione dei ruoli e degli elementi regolanti le interazioni organizzative tra l'amministrazione (in capo alla quale permane, ad es. la definizione degli indirizzi di programmazione delle attivit essenziali per soddisfare la finalizzazione pubblica del teatro) ed il soggetto gestore.


3. Riconduzione al contratto di gestione del piano di sviluppo delle attivit (business plan) predisposto dall'amministrazione e degli eventuali elementi migliorativi indicati dal gestore in sede di offerta di gara.


4. Specificazione delle attivit caratteristiche/tipiche connesse alla gestione del teatro, con indicazione:

a) del processo standard di sviluppo (con annotazione di parametri qualitativi, dimensionali o di frequenza delle attivit);

b) del potenziale spazio di miglioramento atteso (che verr ad essere concretizzato con le indicazioni presentate nell'offerta dal soggetto individuato come gestore del teatro, ad es. con aumento del numero minimo di rappresentazioni spettacolistiche per anno).


Nota bene: la descrizione delle attivit caratteristiche/tipiche riguarda sia i profili gestionali relativi alla struttura, sia quelli inerenti allo sviluppo dei servizi consolidati (es. attivit spettacolistiche ecc.). In relazione alle attivit di servizio, dovrebbero essere individuate quelle ritenute essenziali (ossia necessariamente da realizzare) per l'amministrazione. In relazione alle attivit di gestione della struttura teatrale dovrebbero essere precisati anche i riferimenti per i possibili investimenti (acquisto strumentazioni, migliorie ecc.).


5. Specificazione delle attivit complementari (es. servizi correlati), con indicazione degli standard di sviluppo e degli spazi di miglioramento attesi.


Nota bene: in questa sezione possono essere compresi servizi strumentali alla realizzazione delle attivit gestionali (es. servizi di facility, di amministrazione generale, di pulizie ecc.) e servizi correlabili alla fruizione della struttura teatrale (es. gestione di attivit di ristoro nel foyer ecc.).


6. Indicazione degli elementi-chiave per la regolazione delle attivit autonomamente realizzabili dal gestore (con specificazione dei parametri di compatibilit con le attivit tipiche e complementari affidate).


7. Specificazione dei profili di durata della gestione ed indicazione dell'eventuale possibilit di proroga.


8. Specificazione del quadro economico riferito all'affidamento in gestione del teatro (quadro di budget, canone, eventuale corrispettivo parziale).


Nota bene: il quadro economico dovrebbe essere correlato all'evoluzione del business plan.


9. Indicazione del sistema di monitoraggio e di controllo sulla gestione del teatro, con specificazione:

a) delle modalit e degli strumenti di verifica;

b) della possibile collaborazione tra amministrazione e gestore;

c) dei parametri per le rilevazioni e per le verifiche.


10. Specificazione delle penalit in relazione a possibili inadempimenti (con graduazione progressiva), delle modalit di contestazione delle stesse e delle condizioni presupponenti l'eventuale risoluzione del contratto (per inadempimenti gravi).


11. Esplicitazione del quadro delle responsabilit in ordine alla gestione del teatro e dei servizi connessi.


12. Indicazione degli elementi di garanzia in relazione alle responsabilit (per esempio polizze assicurative connesse alla struttura) e agli inadempimenti.


13. Specificazione delle modalit di risoluzione delle controversie (eventualmente con ricorso ad un collegio arbitrale).





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